- Milyen előnyökkel jár a bevezetés?

- Egy SAP rendszer implementálása mindig lehetőséget ad, hogy áttekintsük az utaztatás szabályzatát, folyamatát és a teljes adminisztrációt. Nem egyszerűen egy modul bevezetésére, vagy egy, az anyavállalatnál bevezetett megoldás átvételére törekednek a bevezetők, hanem fontos szempontként jelölik meg a folyamat- és az adminisztráció egyszerűsítést, vagy akár olyan konkrét igényeket is, mint a vállalati bankkártyás pénzügyi konstrukció megvalósítását, kiterjesztését.

Az utazásmenedzsment modul bevezetésekor jellemzően nemcsak a közvetlen pénzügyi, vagy létszám megtakarítás elérése a fő cél, hanem olyan megfelelőségi, hatékonysági szempontok is, mint az utazással kapcsolatos adminisztráció egyszerűsítése, vagy az engedélyeztetési folyamat felgyorsítása. A rendszer támogatja az utazással kapcsolatos előírások betartatását, illetve a nagyobb átláthatóságot, a pénzügyi és utazási előírások jobb ellenőrizhetőségét.

- Melyek az utazásmenedzsment modul fő funkciói? Hogyan működik a gyakorlatban az SAP rendszere? 

- Az utazásmenedzsment modul funkcionalitása lefedi a teljes utazási folyamatot az utazásigényléstől az utazási költségek könyveléséig. A modul funkcionalitása négy nagyobb részre különíthető el a folyamat mentén:

1. Utazás igénylés

Az utazási igényléskor az utazási keretadatokat rögzítjük a rendszerbe, a "Mikor?", "Hová?", "Milyen célból?" és "Mennyi ideig?" kérdésekre válaszolva. Az alapadatokon túl itt foglalkozunk a várható költségekkel és itt mondhatjuk meg azt is, hogy milyen költséghelyet terhel majd az utazás költsége, és ez vajon belefér-e a költséghelyhez rendelt utazási költségkeretbe. Az igényléskor tervezzük meg a kifizethető napidíjat, illetve indítjuk el az előleg kifizetés folyamatát is, ha erre igény van. Az utazási igénylést elektronikus jóváhagyás menedzseli, melynek várható eredménye a vezető által elektronikusan jóváhagyott igény.

2. Utazástervezés

Jóváhagyott igény esetén elindul az utazás részletes megtervezésének folyamata, azaz az utazás felszerelése. Ekkor választjuk ki az utazási eszközt, illetve járatot, a konkrét hotelt, és az egyéb szükséges eszközt. Ez a folyamat történhet a modulon kívül is, például utazási iroda igénybe vételével, vagy a modulon belül az utazás tervezés funkcionalitásával. 

Az utazástervezés funkcionalitásának lényege, hogy elektronikus kapcsolat kerül kiépítésre egy globális utazási szolgáltatóval, amely biztosítja, hogy az utazások megtervezéséhez szükséges szállás, repülő, vonat, bérautó, stb. információk online módon eljussanak az SAP rendszerbe. Ennek eredményeképpen az utazásra jogosult, és SAP hozzáféréssel rendelkező munkavállalók a saját munkahelyükön tudják megtervezni utazásukat, lefoglalni a szállást és az utazás eszközét, például repülőjegyet. Mindezt nem korlátlanul, hanem az adott vállalatra, illetve azon belül az egyes munkavállalói csoportokra beállított feltételek és korlátozó paraméterek mellett (például költségkorlát, utazási cél korlátok, egyéb paraméterek).

3. Utazási költségek rögzítése

Az utazást követően indul az elszámolási folyamat, melynek első lépése a költségek berögzítése. A modul költségrögzítési felülete biztosítja, hogy szabadon definiálható utazási jogcímek használatával a vállalatnál engedélyezett utazási költségtételek rögzítésre és elszámolásra kerüljenek. Lehetőség van céges bankkártyák használatának elszámolására úgy, hogy a bankkártya tételek napi rendszerességgel automatikusan bekerüljenek a SAP rendszerbe, az adott utazó személyéhez rendelve, ahol az utazónak már csak jogcímeznie kell a költéseit. A kártyával teljesített magán jellegű kifizetések egyszerűen visszaigényelhetők a munkavállalótól. 

A költségek rögzítési felületén különböző felhasználóbarát eszközök teszik könnyebbé a feladatot,ilyen például a költségfelosztó varázsló. Az egyes költség mezők mögött formai és tartalmi ellenőrzéseket végez a rendszer, de lehetőség van arra is, hogy a vállalatra jellemző egyedi logikai ellenőrzéseket is beépítsünk a rögzítés folyamatába, vagy annak ellenőrzésére. A rögzítő felületbe épített kényelmi eszközök, formai, tartalmi és logikai ellenőrző rutinok mind azt szolgálják, hogy az ezt követő jóváhagyási és pénzügyi ellenőrzési feladatok egyszerűbbek és gyorsabban elvégezhetők legyenek. Ezt követően a rendszerbe rögzített számlákat szkennelésre küldik a felhasználók, hogy a számlaképek az elektronikus jóváhagyás folyamatában is megjeleníthetők legyenek a rendszerből. 

4. Elszámolás és könyvelés 

A rendszer biztosítja, hogy a berögzített, pénzügyi ellenőrzésen és vezetői elektronikus jóváhagyáson túljutott utazási költségek elszámolásra és könyvelésre kerüljenek. Az elszámolás és könyvelés egy-egy gombnyomásra indul, mely során az adóköteles tételek a bérszámfejtésbe kerülnek, míg a könyvelhető tételek a pénzügyi modulon keresztül kerülnek könyvelésre, illetve pénzügyileg rendezésre. A pénzügyi rendezés eredménye az utazás költség egyenlegétől függően lehet kifizetés, vagy inkasszó az utazó munkavállaló felé, de a rendezés más módja is támogatott, például a házi pénztári ki-, vagy befizetés.

Az imént összefoglalt funkcionalitást maradéktalanul biztosítja a rendszer a hagyományos SAP GUI felületen, vagy a korszerűbb, decentralizált munkamegosztást biztosító munkavállalói és vezetői önkiszolgálás (ESS MSS) Web alapú felületein. 

-Milyen referenciáik vannak?

Számos nagyvállalat használja megoldásunkat, például Airbus, TÜV Nord, Nissan Közel-Kelet, Merck, BCD Németország, és persze az SAP maga is.